Kommunikation war früher eher ein Nacheinander, auf „Aktion“ folgte „Reaktion“. Heute kommuniziert man zunehmend gleichzeitig und auf vielen Kanälen. Das ist für viele Unternehmen eine echte Herausforderung. Gerade jetzt, wo klassische Face-to-Face-Kommunikation kaum möglich ist. Aber was tun? Kopf in den Sand stecken und hoffen, dass alles wieder so wird wie früher? Nein. Die digitale Zukunft ist längst mitten unter uns und dieser Prozess lässt sich nicht aufhalten. Besser sollten Sie die aktuellen Veränderungen im IT- und Kommunikationsbereich als positiv begreifen und die damit verbundenen Möglichkeiten für sich und Ihr Unternehmen nutzen. Mit diesen 4 Tipps kann das gelingen.
Tipp 1: Lassen Sie sich beraten
Nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie sich professionell beraten. Schauen Sie sich akute Problemstellungen in der Krise an und fragen Sie sich, was Sie verbessern / vereinfachen können. Sie werden schnell entdecken, welche Chancen die digitale Welt für Ihre Vorhaben bereithält, zum Beispiel für:
- Die Automatisierung und Vereinfachung von Abläufen
- Die digitale Vernetzung von Abteilungen und Standorten
- Eine effizientere Produktdatenverwaltung und Kommunikationsmittelerstellung
- Den Einstieg in den E-Commerce
- Die Verkürzung von Time-to-Market-Phasen
- Das Arbeiten unter Einhaltung von Compliancevorgaben
Mit einem externen Berater und entsprechendem IT-Know-how an Ihrer Seite sollten Sie jetzt entsprechende Lösungen erarbeiten.
So eine Beratung ist übrigens förderfähig. Als akkreditierte Berater des RKW Thüringen, der Thüringer Aufbaubank und des Förderprogramms „go-digital“ übernehmen wir gern alles Organisatorische rund um die Beantragung.
Tipp 2: Hinterfragen Sie Ihre Arbeitsprozesse
Während Sie (gemeinsam mit dem Berater) Ihr Lösungskonzept erarbeiten, werden Sie erkennen, dass digital gestützte Arbeitsprozesse oder digitale Unternehmenskommunikation ein ganz neues Denken und eine hohe Veränderungsbereitschaft erfordern.
Abläufe, Projektpläne, Aufgaben, Timelines ... Das alles wird immer weniger von Menschenhand geplant und überwacht, sondern IT-basiert organisiert. Das heißt: Innerhalb von Unternehmen entstehen immer komplexere IT-Systemlandschaften, die über Schnittstellen miteinander kommunizieren und die Arbeit erleichtern sollen. Dabei geht aber es nicht nur um Prozessoptimierung (ortunabhängige Vernetzung der Mitarbeiter, effizientere Abläufe), sondern auch um rechtliche Fragen (Compliance, Fehlerminimierung) oder wirtschaftliche Zielstellungen (Verkürzung von Time-to-market-Phasen).
Eine wichtige Managementaufgabe wird es für Sie also sein, Ihre eigene Systemlandschaft zu analysieren, auszubauen und später regelmäßig zu optimieren. Mithilfe Ihres Beraters (oder wenn vorhanden mit internem IT-Know-how) können Sie diese Aufgabe am besten meistern.
Tipp 3: Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins digitale Boot
Wie sieht es in puncto digitale Mitarbeiterkommunikation bei Ihnen aus? Sie ist besonders wichtig, denn ohne Ihre Mitarbeiter werden Sie Ihre Vorhaben nicht umsetzen können. Es gilt also, Ihre Mitarbeiter in die Digitalisierungsprozesse einzubinden und Ihnen die Scheu vor der Nutzung neuer Kommunikationsformen zu nehmen. Jetzt in der Krise geht das zum Beispiel durch die Einführung digitaler Chatsysteme oder die Bereitstellung von Meetingsoft- und hardware, über die Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice frei und eben digital kommunizieren können.
Außerdem ist es wichtig, neue Verantwortlichkeiten zu benennen und personell zu besetzen. Hier nenne ich neue Berufsbilder wie Data Steward, Change Manager oder Contentmanager.
Letztlich geht es darum, die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue, digital gestützte Arbeitsprozesse zu erhöhen. Das „Es geht nicht anders“ in Zeiten von Kontaktverboten und Homeoffice bietet eine große Chance, diesem Ziel näherzukommen.
Berater-Know-how, eine IT-basierte Systemlandschaft, Veränderungsbereitschaft und Mitarbeiter, die mitziehen – diese Dinge ebnen den Weg für eine fruchtbare digitale Zukunft. Rechtzeitig über die Veränderungen informieren und die Neugier auf Neues, Wertbeständiges und gleichzeitig Innovatives wecken, das werden die entscheidenden Erfolgsfaktoren in der Industrie 4.0 sein.
Tipp 4: Keine Schema-F-Lösungen
Als Full-Service-Agentur sehen wir mittlerweile unseren wichtigsten Auftrag darin, Unternehmen über die Anforderungen der digitalen Kommunikation zu informieren und gemeinsam mit ihnen Lösungen zu erarbeiten. Hier gibt es kein Schema „F“. Jede Lösung ist eine fallspezifische. Gerade jetzt! Die Coronakrise hat die rasante Entwicklung in der Digitalisierung (und in der digitalen Kommunikation) immens vorangetrieben. Unternehmen müssen auf die geänderten Bedingungen und Bestimmungen flexibel reagieren, sich anpassen, sich umorientieren. Denken Sie bei der Planung Ihrer Ziele also kreativ und bleiben Sie offen für neue Wege.
Fazit
Eigentlich sind wir alle längst in der digitalen Zukunft angekommen. Wir sehen es an den enormen Zuwächsen bei den Rechen- und Speicherkapazitäten, an der Vernetzung nicht nur von Informationen, sondern auch von Dingen und Geräten oder an den verbesserten Algorithmen zur Analyse von Massendaten („big data“). All diese Entwicklungen haben den Weg in die digitale Zukunft geebnet und viele Unternehmen gehen ihn auch bereits erfolgreich.
Unser Profi der Woche: Mario Baumgarten, Geschäftsführer Studio1® Kommunikation GmbH
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