Egal ob Product Information Management (PIM), Media Asset Management (MAM) oder Digital Asset Management (DAM) – hinter all diesen Konzepten steht das gleiche Ziel: Unternehmen in der Verwaltung ihrer Produkt- und Marketingdaten zu unterstützen. Im Artikel erklären wir wichtige Begriffe rund ums Datenmanagement.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist PIM (Product Information Management)?
Was ist ein PIM oder „Product Information Management“? Dazu muss ich ein bisschen ausholen: Jedes Produkt lässt sich beschreiben. Es hat bestimmte Eigenschaften, Varianten, Größen und so weiter. All diese beschreibenden Informationen brauchen Sie im Verkauf und im Marketing.
In vielen Unternehmen liegen Produktdaten allerdings nicht zentral vor. Im Gegenteil: Die einzelnen Informationen sind auf unterschiedliche Abteilungen verteilt und auch noch uneinheitlich abgelegt. Wenn dann die große Suche nach einer bestimmten Information losgeht, wird es nervig. Und – wir alle wissen es – das Problem ist ein Wiederholungstäter. Produktdaten müssen immer wieder neu aufwendig zusammengesucht und bearbeitet werden, wenn sie in den verschiedenen Kontexten (Website, Katalog, Broschüre) Verwendung finden sollen.
Hinzu kommt, dass jede Änderung der Produktbeschreibung (neuer Name, neue Variante usw.) an mehreren Stellen und in mehreren Abteilungen aktualisiert werden muss. Hier passieren häufig Fehler oder es gibt Versäumnisse. Ein-Product-Information-Management-System wirkt dem entgegen und bringt enormes Potenzial mit – zum Beispiel, wenn man an Themen wie Wiederverwendbarkeit von Textbausteinen und Übersetzungsmanagement denkt.
PIM Definition: Ein Product Information Management (PIM) ist eine zentralisierte und strukturierte Datenbank, in der sämtliche technischen und textbasierten Produktinformationen gespeichert werden können. Es ermöglicht auch die Verwaltung von Verweisen auf Informationen an anderen Orten, beispielsweise auf verfügbare Bilder in einem Digital Asset Management (DAM) oder Media-Asset-Management-System (MAM) oder andere Daten in angeschlossenen Systemen wie einem Warenwirtschaftssystem.
Die Informationen im PIM werden in einem medienneutralen Format gespeichert und können von dort aus in verschiedene Ausgabemedien geleitet werden. Darüber hinaus bietet das PIM die Möglichkeit, Übersetzungen direkt im System zu verwalten und zu beauftragen.
Klassische Beispiele für im PIM abgelegte Informationen sind:
- Name des Produktes
- Kurzbeschreibung
- Langbeschreibung
- Produktmerkmale
- Abmaße
- Farbvarianten
- Bild-ID des Produktbildes
- usw.
In einer Broschüre würden Sie Ihre Produkte sicher in längeren Texten vorstellen. Auf einem Produktdatenblatt wäre hierfür nicht der entsprechende Platz, sodass Sie auf einen Kurztext bzw. Stichpunkte ausweichen würden. Beschreiben Sie alle Produktdaten deshalb so facettenreich wie möglich. Durch das Vorhalten möglichst vieler verschiedener Textbausteine zum gleichen Thema (die in Textart und Textlänge und ggf. auch zielgruppenabhängig variieren) sind Sie für jede Anforderung, sprich: für die Bespielung aller Kommunikationskanäle gewappnet.
Was ist MAM (Media Asset Management)?
Ein typisches MAM stellt Bilder und Videos (möglichst in verschiedenen Größen und Auflösungen) für Webseiten, Webshops, Printvorstufe usw. zur Verfügung. Die Idee dahinter ist eine zentrale und jederzeit verfügbare Quelle mit allen im Unternehmen verfügbaren digitalen Inhalten zu einem Produkt. Das System kann diese unterschiedlichen Media Assets in verschiedenen Formaten ausgeben, also beispielsweise für Web-Inhalte oder für den Druck.
Außerdem können Sie Ihre Assets im System mit Metadaten anreichern, zum Beispiel mit einem Verwendungsnachweis kennzeichnen, der jedem Mitarbeiter, der das Asset in der Datenbank aufruft, anzeigt, wo dieses aktuell eingesetzt wird (also z. B. in Katalog xy, Ausgabe z).
MAM Definition: Ein MAM (Media Asset Management) ist ein System, in dem Sie beliebige digitale Inhalte (Foto, Video, Audio, PDF) zentral verwalten und daraus verschiedene Inhalte wie Katalog- oder Websitecontent generieren können. Bei entsprechend vorhandener Funktionalität können Sie diese sogar automatisiert in fertige Layouts ausleiten. Auch automatisierte tagesaktuelle Ausleitungen von Inhalten sind möglich (Kataloge, Webseiten, Webshops, Produktdatenblätter, die aus den jeweils aktuellsten Versionen dieser Assets zusammengesetzt sind).
Gibt es im MAM zudem eine Schnittstelle zu einem Nutzerportal, können berechtigte User darin freigegebene Dateien herunterladen. Wenn das Portal komfortabel sein soll, gibt es außerdem eine entsprechende Suchfunktion, die über Metadaten und Kategorisierung schnell zu brauchbaren Treffern führt.
Das MAM unterstützt User bei ihrer Recherche in der Erstellung von Produktinformationen. Am besten funktioniert das, wenn die darin hinterlegten Assets gut verschlagwortet sind und nach Versionisierung gesucht und gefiltert werden kann (um zum Beispiel die aktuellste freigegebene Web-Version eines Produktbildes anzuzeigen). Die Verschlagwortung lässt sich mit Anbindungen an KI-Systeme auch automatisch realisieren.
Was ist DAM (Digital Asset Management)?
Beim Thema Digital Asset Management sind wir eigentlich recht nah am MAM. Ein DAM geht nur etwas weiter. Es beinhaltet alle produktbezogenen Assets (also Bild-, Ton- und Videodateien bis hin zu produktbezogenen Dokumenten wie Gebrauchsanweisungen, Packzetteln usw. Aber auch Konstruktionsunterlagen oder Druckdateien können Sie im DAM ablegen und bestimmten Nutzern über entsprechende Zugangssteuerungen und Sicherheitslevel bereitstellen).
Der Übergang von Media Asset Management zu Digital Asset Management ist fließend, die Unternehmensanforderungen und Eigenschaften der Systeme sind im Allgemeinen sehr individuell.
DAM Definition: Ein DAM ist im Grunde nichts anderes als ein erweitertes MAM. Beim MAM geht es um Mediadaten, primär um Bild-, Ton-, Video, aber auch PDF- und InDesign-Dateien. Beim DAM kommen meist noch andere (nicht vertriebsrelevante) Dokument-Typen hinzu, zum Beispiel Konstruktionsdateien von Maschinen.
Was ist BPM (Business Process Management)?
Ein durchdachtes Datenmanagement regelt auch die Rollen- und Rechteverteilung in den im Unternehmen genutzten Systemen (Business Process Management = BPM). Oft ist es wichtig, bestimmten Nutzern mehr oder eben weniger Rechte einzuräumen als anderen. Das ergibt sich einfach aus den verschiedenen Verantwortungs- und Tätigkeitsbereichen der Nutzer. Daten werden angelegt, geprüft, korrigiert und irgendwann zur Veröffentlichung freigegeben. Mit einer systemseitig festgelegten Rollen- und Rechteverteilung sorgen Sie dafür, dass alles, was Ihr Haus verlässt, diese Stadien durchläuft und keine fehlerhaften oder unvollständigen Inhalte veröffentlicht werden.
Sie können Bilder, Videos oder einzelne Textbausteine über das System freigeben lassen, sodass jeder Mitarbeiter den Status des Textes (Erstentwurf, Version xy oder Freigabe) kennt.
BPM Definition: Beim sogenannten Business Process Management (BPM) dreht sich alles um die Optimierung von Geschäftsprozessen. Der Begriff ist sehr weit gefasst und kann für unterschiedliche Prozessoptimierungen stehen – von der Optimierung der Lieferkette bis zum Compliance- und Risikomanagement.
Auf unsere Systeme bezogen regelt das BPM die Rollen- und Rechte der Nutzer im PIM bzw. im DAM / MAM. Meist entspricht diese Verteilung dem Firmenorganigramm: je mehr Projektverantwortung, desto mehr Rechte im System. Während ein Mitarbeiter mit weniger Projektverantwortung Inhalte nur sichten oder herunterladen kann, kann ein anderer diese zum Beispiel austauschen oder löschen.
Praxisbeispiel Dateneingabe im PIM – so granular wie möglich!
Nehmen wir an, Sie haben ein Produkt, das 10x10 cm groß ist und 430 Gramm wiegt. Nun möchten Sie diese Informationen in Ihrem PIM hinterlegen. Das sollten Sie so granular wie möglich tun, denn mit Blick auf verschiedene Ausgabe-Konstellationen (zum Beispiel automatisches Übersetzungsmanagement) geht kein Weg an diesem Prinzip vorbei!
Für unser Beispiel heißt das: Länge = 10, EinheitDimension = cm Breite = 10, EinheitDimension = cm Masse = 430 EinheitMasse = g
Auf der Webseite setzt sich das Ganze so wieder zusammen: „Das Produkt ist ###Länge###x###Breite### ###EinheitDimension### groß und wiegt ###Masse### ###EinheitMasse###.“
Warum so kompliziert? Weil es am Ende vieles einfacher macht, zum Beispiel, wenn mit Übersetzungsprogrammen gearbeitet wird. Denn aus dem obigen deutschen Beispiel kann jetzt ganz einfach eine andere Sprachversion erzeugt werden: "The product dimension is ###Länge### ###Breite ### ###EinheitDimension### and the product weight is ###Masse### ###EinheitMasse###."
Diese eine Übersetzung passt dann natürlich für alle Varianten wie 10x11 cm oder 9x13 cm und ist auf alle Sprachen adaptierbar.
Auf den entsprechenden Websites (DE/EN) steht dann am Ende so etwas wie: „Das Produkt ist 10x10 cm groß und wiegt 430 Gramm. bzw. The product dimension is 4x4’’ and the product weight is 15 oz.
Willkommen in der digitalen Welt …
Zum Weiterlesen:
Profi der Woche: Holger Buchardt, IT-Support und Dozent
Bildquelle: © lucadp/AdobeStock
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