Da ist was los in der Arbeitswelt. Statt auf der Straße fahren wir über Datenautobahnen und treffen uns nicht im Konferenzraum, sondern in Chats und auf Plattformen. Wir telefonieren, mailen, kochen das Essen für die Kinder und sind genervt, weil sich berufliche und private Dinge zu einem Konglomerat vermengen, mit dem wir noch nichts rechtes anzufangen wissen ...
Datensicherheit gewährleisten: Datenschutzkonform arbeiten im Homeoffice
Jetzt in der Krise ist es umso wichtiger, diszipliniert weiterzumachen, mit Kollegen und Kunden an einem Strang zu ziehen und diese wichtigen Homeoffice-Regeln zu beachten und einzuhalten:
Aufgaben der Mitarbeiter:
Mitarbeiter können selbst etwas für datensicheres Arbeiten im Homeoffice tun, indem Sie:
- Ihren Laptop und den Zugang zum Firmennetzwerk durch ein sicheres Passwort schützen (mindestens 8 Zeichen aus Zahlen, wahllos aneinandergereihten Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen)
- Das Passwort in kürzeren Abständen erneuern
- Bei jedem Verlassen des Arbeitsplatzes die Bildschirmsperre aktivieren
- Firmeninterne Unterlagen sicher verwahren
- Firmeninterne Unterlagen nicht ausdrucken
- Daten verschlüsselt übertragen
- Dafür Sorge tragen, dass firmeninterne Mails / Gespräche / Videokonferenzen nicht von Dritten mitgehört / gesehen / gelesen werden
Versuchen Sie zuhause die gleiche Disziplin und Ordnung zu halten wie im Büro. Das bedeutet: Daten werden nicht auf dem Desktop oder privaten Laufwerk, sondern innerhalb der IT-Struktur des Unternehmens abgelegt. Dokumente gehören nicht auf den Küchentisch, sondern in eine entsprechend sichere Ablage und der Bildschirm sollte nicht unbeaufsichtigt bleiben. Bedenken Sie, dass Ihr Arbeitgeber im Ernstfall haftbar gemacht werden kann, wenn durch Ihre Fahrlässigkeit wichtige Interna nach außen gelangen. Also: Tür zu und Diskretion wahren.
Aufgaben der Unternehmen:
Unternehmen können selbst etwas für datensicheres Arbeiten im Homeoffice tun, indem Sie:
- Eine DSGVO-konforme „Richtlinie zur Telearbeit“ erarbeiten
- Eine „Sicheres-Passwort“-Pflicht einführen
- Firmeneigene und mit Virenschutz ausgestattete Geräte / Equipment zur Verfügung stellen
IT-Systeme wie idgard und Schulungsplattformen wie SoSafe sind auf datensicheres Arbeiten im Homeoffice spezialisiert und bieten viele nützliche Features und Lerninhalte an. Es lohnt sich, diverse Anbieter im Netz anzuschauen und zu recherchieren, welche Lösungen in Ihrem Fall in Betracht kommen.
Experten empfehlen generell allen aktuell betroffenen Unternehmen, eine sogenannte „Richtlinie zur Telearbeit/Heimarbeit“ zu erarbeiten und von den Mitarbeitern unterschreiben zu lassen. So möchte man sich bei Datendiebstahl absichern.
Es gibt verschiedene Vorlagen im Netz, die dem eigenen Unternehmen entsprechend angepasst werden sollten. Lassen Sie die Inhalte am besten von Ihrem Rechtsbeistand prüfen. Hinweis: Ruhen Sie sich nicht auf einem unterschriebenen Schriftstück aus und überlassen damit die Sorge um die Datensicherheit Ihren Mitarbeitern – steuern Sie im Interesse Ihrer Firma die Einhaltung der Richtlinie aktiv mit: Führen Sie zum Beispiel eine „Sicheres-Passwort“-Pflicht ein, lassen Sie nur firmeneigene / sichere / mit Virenschutz ausgestattete Geräte zu und nutzen Sie ausschließlich passwortgeschützte Verbindungen zu internen Netzwerken.
Hier gibt es in vielen Unternehmen noch keine einheitlichen Lösungen. Solche zu erarbeiten (am besten mit Ihren Systemadministratoren, dem Datenschutzbeauftragten und einem Rechtsbeistand) wird definitiv eine wichtige Baustelle für die kommende Zeit, um Wirtschaftsspionage und Datenklau abzuwenden.
Infografik DigitalWork – Arbeiten im Homeoffice
Die Infografik fasst die oberen Punkte zum Thema "Arbeiten im Homeoffice" bzw. "Digital Work" zusammen:
Homeoffice: Arbeitsplatz gestalten, Routinen entwickeln
Beim Arbeiten im häuslichen Umfeld fällt es vielen Menschen schwerer, abzuschalten, Grenzen zu ziehen, Feierabend zu machen oder zwischen Kindergeschrei und Rasenmäherlärm überhaupt einen klaren Gedanken zu fassen. Mit diesen Homeoffice-Tipps möchten wir helfen, den neuen Arbeitsmodellen – so individuell sie in diesen Tagen auch sein mögen – Struktur zu geben.
Routinetipp 1: Arbeitsort einrichten
Wenn es möglich ist, schließen Sie sich am ruhigsten Ort der Wohnung / des Hauses ein, um Ihre Arbeit mit wenigen Störfaktoren verrichten zu können. Installieren Sie dort Ihren festen Heimarbeitsplatz und – wenn Sie auf dem Land wohnen – bedenken Sie dabei das Thema Handyempfang und Internetverbindung ?.
Routinetipp 2: feste Arbeitszeiten definieren
Versuchen Sie, Ihre üblichen Arbeitszeiten beizubehalten. Wenn Schulkinder, aber keine weiteren Betreuungspersonen im Haus sind, legen Sie die Aufgabenzeiten bei älteren Kindern soweit es geht zusammen. Vielleicht sind Lernplattformen eine interessante Ergänzung zur klassischen Stillbeschäftigung. Sollte die Zusammenarbeit nicht funktionieren, kommen andere Arbeitszeiten (Schichtmodelle) oder abwechselnde Betreuung mit dem Partner in Betracht. Alternative Arbeitszeiten sind natürlich mit dem Arbeitgeber abzustimmen.
Routinetipp 3: Miteinander reden
Verlieren Sie nicht den Draht zum Team. Greifen Sie lieber öfter zum Hörer, als eine Mail zu schreiben. Nutzen Sie interne Chatsysteme und setzen Sie auch mal auf einen Videochat oder eine Telefonkonferenz. Wenn Sie in einer leitenden Position sind, beziehen Sie das Team wie gewohnt in Entscheidungen ein und führen Sie regelmäßige (Online-)Meetings durch, in denen laufende Aufgaben und Projekte besprochen und eingetaktet werden.
Routinetipp 4: Gut siehst du aus!
Kleider machen Leute! ... und ein gutes Gefühl. Auch wenn Sie nicht aus dem Haus gehen, kleiden und frisieren Sie sich auch am Homeoffice Arbeitsplatz wie gewohnt und lassen Sie die Schlabberhose für den Feierabend im Schrank.
Routinetipp 4: Pausenzeiten einhalten
Pausenzeiten sind auch im Homeoffice wichtig und genauso einzuhalten wie im Büro. Das gilt für alle Familienmitglieder. Während der Pause am besten aufstehen und den Arbeitsplatz verlassen.
Mehr zum Thema auch in diesem Guide.