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Projektablauf: In 7 Projektphasen zum Ziel [Ablaufplan Projektmanagement]

09Mai2022
Frau am Laptop reißt siegessicher die Arme hoch

Der typische Projektablauf umfasst 4 Projektphasen: den Start, die Planung, die Durchführung und den Abschluss. In diesem Artikel schauen wir etwas genauer auf den Projektmanagement-Ablauf [Schwerpunkt: verkaufs- und vertriebsorientierte Projekte] und geben Ihnen damit einen allgemeingültigen Fahrplan für das perfekte Projekt.

Inhaltsverzeichnis:

Projektphase 1: Der Kick-Off

Im Kick-Off fällt der Startschuss für das Projekt. Hier wird die Projektaufgabe besprochen – entweder unternehmensintern oder je nach Projektinhalt und Anforderung zusammen mit externen Dienstleistern. Von Agentur-Briefing bis Bauprojekt und egal welche Branche – ohne klare Aufgabenstellung gibt es kein Projekt.

Was ist ein Projekt?

Das Wort „Projekt“ leitet sich vom lateinischen „proiectum“ ab: „das vorwärts Hingeworfene oder Ausgestreckte“. Per definitionem ist ein Projekt ein Vorhaben, das mit aufeinander abgestimmten, gesteuerten und zielgerichteten Tätigkeiten umgesetzt wird.

Projektphase 2: ZIELdefinition

Wenn man sich die einzelnen Projektphasen im Projektmanagement genauer anschaut, ist diese mit Abstand die wichtigste, denn hier entscheidet sich der Projekterfolg. Wenn Sie keine oder nur ungefähre Ziele definieren, werden Sie auch keine gerichteten Maßnahmen entwickeln können. Ihre Zieldefinition ist der rote Faden der gesamten Projektplanung. Jedes Projektziel sollte S.M.A.R.T. sein:

Was ist ein S.M.A.R.T.-Ziel?

S = spezifisch (so konkret wie möglich formulieren)
M = messbar (qualitative und quantitative Messgrößen definieren)
A = attraktiv / akzeptiert (Ziele positiv formulieren, keine „Nicht“-Sätze, Ziel = Wunsch) 
R = realistisch (prüfen, ob das Ziel mit vorhandenen Mitteln überhaupt umsetzbar ist)
T = terminiert (einen konkreten zeitlichen Rahmen für die Zielerreichung und Meilensteine setzen)

Tipp: Um S.M.A.R.T.e Ziele zu formulieren, helfen W-Fragen wie in diesem Beispielsatz: Über den Webshop (= wo?) möchten wir im kommenden Quartal (= wann?) x % mehr Handtaschen verkaufen (= was?) als im letzten Quartal, damit wir das Investment x durchführen können (= warum?).

Projektphase 3: Analyse [am Beispiel Marktanalyse]

Die Analyse schafft die Voraussetzung für den Maßnahmenplan, also für die Mittel, mit denen man die Projektziele konkret umsetzen möchte. Je nach Projekttyp werden ganz unterschiedliche Analysen durchgeführt. Bei verkaufs- und vertriebsorientierten Projekten sind das in der Regel Marktanalysen:

Unternehmensanalyse

Kernfragen: Was sind unsere Stärken und Schwächen als Unternehmen? Welche Risiken und Chancen begegnen uns draußen? Wie können wir unsere Stärken einsetzen, um Chancen zu nutzen? Welche Schwächen und Risiken treffen aufeinander?

Zielgruppenanalyse

Kernfragen: Wer ist mein typischer Kunde? Welche Bedürfnisse hat er? Wie und wo kann ich ihn mit welchen Mitteln am besten erreichen? Welche Kundengruppen möchte ich noch ansprechen?

Wettbewerbsanalyse

Kernfragen: Welche Wettbewerber gibt es und inwiefern stehen wir miteinander in Konkurrenz? Was machen Wettbewerber besser oder schlechter? Warum entscheiden sich Kunden für den Wettbewerb? Wichtig: Denken Sie die Wettbewerbsanalyse immer aus Sicht Ihrer Kunden!

Viele Bedarfe

Bei Studio1® haben wir schon unzählige Marktanalysen für viele Kunden und Branchen durchgeführt. Die Ergebnisse klären den Blick für anstehende Aufgaben und Handlungsbedarfe.

Markus Siebert, Supervisor Web und E-Commerce

Projektphase 4: Konzept und Maßnahmenplan

Alle Ergebnisse aus der Analyse fließen im nächsten Schritt des Projektablaufs in ein Konzept. Je nach Projekttyp ist der Maßnahmenplan entweder Teil des Konzepts oder er wird separat angelegt. Der Maßnahmenplan enthält individuell auf die Zielstellung abgestimmte Handlungsempfehlungen.

Typische Konzepte

... in unserer Branche sind Pflichtenhefte, Marketing-Konzepte, Videokonzepte oder Kampagnenkonzepte.

Georg Halbhuber, Supervisor Content und Event

Projektphase 5: Durchführung

Wenn es an die Durchführung geht, ist ein Zeit-, Budget- und Ressourcen-Plan sinnvoll. Fragen Sie sich: „Wer erledigt welche Schritte bis wann?“ und halten Sie alles schriftlich fest. Bei einfacheren Projekten genügt Excel, für umfangreiche Projekte mit vielen Meilensteinen gibt es extra Softwarelösungen.

Projektphase 6: Steuerung / Überwachung

Dieser Schritt ist das letzte Puzzle-Teil für die Erfolgsmessung. Überwachen Sie die laufenden Maßnahmen und greifen Sie ein, wenn es nötig wird. 

Zur Erfolgsmessung

... arbeiten wir in der IT mit A/B-Tests, also zum Beispiel mit der Ausspielung unterschiedlicher Versionen einer Landingpage, die zum Kauf anregen sollen.

Natascha Steinbrück, Projektleiterin Online Marketing

Projektphase 7: Abschluss

Wenn die Maßnahmen greifen und die angestrebten Ziele in Aussicht oder bereits erreicht sind, schließen Sie Ihr Projekt ab. Holen Sie dabei Feedback von den Beteiligten ein und lassen Sie den Projektablauf Revue passieren: Was lief gut? Wo gab es Probleme? Lernen Sie aus Fehlern und merken Sie sich Positives für das nächste Mal.

Bildquelle: © VectorMine / AdobeStock