Canto wer? Cumulus was? DAM wie? Von allen haben Sie noch nie etwas gehört? Dann sollten wir das schnellstens ändern. In diesem Artikel werde ich Ihnen aufzeigen, wie Sie durch den Einsatz einer Canto Cumulus DAM Lösung in Ihrem Unternehmen vor allem Zeit, Geld und viele Nerven einsparen können.
Stellen Sie sich vor, Sie suchen ein bestimmtes Dokument. Leider wissen Sie nicht mehr den genauen Namen, kennen allerdings den Inhalt. Bei der „normalen“ Ablage auf Ihren Desktopstrukturen dauert eine spezifische Suchanfrage nicht nur sehr lange, sondern ist zu dem auch noch unvollständig. Kommen dazu noch Zwischenschritte anderer Mitarbeiter, die Sie im schlechtesten Fall nicht direkt ausfindig machen können und die zudem eine andere Ablage- und Titelstruktur bevorzugen, wird es richtig zeit- und kostspielig. Während Sie außerdem nur nach Dateititel suchen können, kann eine Cumulus DAM Software viel mehr – zum Beispiel konkrete Inhalte von Dokumenten scannen.
Doch klären wir zunächst die Begrifflichkeiten. Cumulus ist nichts anderes, als eine Software des Unternehmens Canto. DAM ist ein Kürzel für Digital-Asset-Management. Hauptsächlich wird die Software zur Archivierung und Organisation von Mediendateien bei Agenturen, Unternehmen und Behörden verwendet. Cumulus sorgt für die Einbindung all dieser Daten in verschiedene Drittsysteme wie Redaktion, SAP oder Produktinformationssysteme. Der entscheidende Vorteil der Canto Applikation ist es, dass die Cumulus DAM Lösung ein webbasiertes System darstellt. Dadurch kann jeder Mitarbeiter, egal ob intern oder extern, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf seine personenspezifischen Aufgaben zugreifen und so arbeitsplatzunabhängig den Workflowprozess fortführen.
Die komplette Bandbreite der Software wird an einem einfachen, dennoch sehr komplexen Beispiel anschaulich, dem Austausch zwischen Marketingbeauftragten, Fotografen und Brand Manager: Die Software gibt dem Marketingbeauftragten die Aufgabe, einen Fotografen für ein bestimmtes Projekt zu briefen. Ist dies getan und ein Shooting abgeschlossen, kann der Fotograf die Bilder entweder direkt in dem System ablegen oder aber über einen Austauschlink hochladen. Nach Ablage der Bilder wird der Brand Manager benachrichtigt. Daraufhin beginnt eine Korrekturschleife zwischen Brand Manager und Fotograf. Erst nach Abnahme des Bildes vom Brand Manager wird dieser Workflow als erledigt markiert. Das Recht dazu hat in dem Fall einzig allein der Brand Manager. Allgemein müssen zuvor die Rechte und Pflichten der jeweiligen Mitarbeiter bestimmt werden. Letztendlich können die Daten, die endgültig genehmigt wurden, automatisch in die Website, den neuen Katalog oder ähnliches integriert werden, ohne dass ein zusätzlicher personeller Aufwand entsteht. Ein weiterer Pluspunkt, durch den doppelter Aufwand vermieden wird: Wird eine Aufgabe gerade bearbeitet, ist sie in dieser Zeit für andere Mitarbeiter gesperrt.
Unternehmensprozesse können durch diesen Automatismus beschleunigt werden. Geld wird somit gespart und die Nerven der Mitarbeiter durch Wegfallen des stundenlangen Suchens nach dem richtigen Dokument geschont.
Witzig ist, dass die Software im Jahr 1993 vom MacUser Magazin für das beste Publishing und Grafikprogramm mit einem Eddy-Award ausgezeichnet wurde. Auch wenn diese Auszeichnung nichts mit meiner Wenigkeit zu tun hat, würde ich sie doch mit „Eddy Weber“ unterschreiben.
Daher mein Tipp an Sie: Wenn große Datenmengen zwischen verschiedenen Kollegen hin und her geschoben werden, da in Ihren Entscheidungsprozessen mehrere Freigaben erforderlich sind, sollten Sie über die Integration einer Canto Cumulus DAM Software nachdenken. Bei der Installation Ihrer spezifischen Workflows und der Ankopplung Ihrer Drittsysteme können wir Sie, mit unserer Studio1® Digital Assets Management GmbH, ergebnisorientiert unterstützen. Diese haben wir aufgrund des wachsenden Interesses neu gegründet.
Profi der Woche: Eddy Weber, IT Administrator
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