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IT Service Desk

Top informiert mit PIM und MAM

200.000 Dateien, 3.000 Nutzer, 30 Länder – 1 System 

Kunde Ottobock SE & Co. KGaA
Produkte Product Information Management
Media Asset Management
Eingestzte Systeme Contentserv
Besonderheiten Schnittstellen zu SAP (Warenwirtschaft), Across (Übersetzungsmanagement), Anbindung an SCHEMA ST4 für den Austausch von Bedienungsanleitungen, Anbindung InDesign, Schnittstelle zu LDAP / Single Sign-on
Projektlaufzeit 2014 – heute

Aufgabe

Für ein Unternehmen wie Ottobock, das mit eigenen Service- und Vertriebsgesellschaften in 54 Ländern vertreten ist, sind reibungslose Abläufe in der Marketing- und Unternehmenskommunikation die Quintessenz für ein erfolgreiches Arbeiten. Gerade in der Healthcare-Branche gelten strenge gesetzliche Vorgaben, auch, was die Inhalte von Kommunikationsmitteln wie Patienteninformationen oder Produktbeschreibungen angeht. Aber wie kann man diese Arbeitsprozesse so miteinander vernetzen, dass sie schneller, effizienter und vor allem rechtssicher ablaufen?

Lösung

Man kann zum Beispiel eine zentrale Datenbanklösung schaffen, über die alle Kommunikationsmittel – vom einzelnen Produktmerkmal bis hin zum Websitetext – erfasst, bearbeitet und freigegeben werden. Soviel zum Ergebnis. Und der Weg dorthin? Führte zunächst über Workshops und Gespräche. Wir setzten uns mit dem Kunden, mit dessen unternehmenseigener IT-Abteilung Sycor und mit dem Softwareanbieter Contentserv zusammen und entwarfen ein Fachkonzept mit allen unternehmensseitigen Anforderungen. Das nicht gerade seitenschwache Papier diente als Basis für die sich anschließende Konzeptions- und Umsetzungsphase. Im Team entschieden wir uns für die Implementierung der beiden Kommunikationslösungen PIM und MAM. 

Ein PIM-System kanalisiert und bündelt vielfältige Informationen an zentraler Stelle und ist in der Lage, aus diesen medienneutral abgelegten Daten beispielsweise Druck-Erzeugnisse wie Broschüren, Datenblätter oder sogar umfangreiche Kataloge zu generieren. „MAM“ ermöglicht parallel die zentrale Speicherung von Bildern, Videos oder Audios, die ebenfalls zur Erzeugung von Kommunikationsmitteln genutzt werden. Mit PIM und MAM lassen sich Kommunikationsmittel also quasi auf Knopfdruck erzeugen: Ohne langes Suchen, ohne Projektstandabsprachen, ohne Mühe. Kommen – wie hier im Projekt – PIM und MAM zusammen, vereinfachen sie die unterschiedlichsten Prozesse. Einer der vor der Systemeinführung langwierigsten war die Planung, Erstellung, Aktualisierung und Freigabe verschiedener Kommunikationsmittel wie Produktdatenblätter oder Kataloge. Dank der von uns implementierten zentralen und hoch automatisierten Verwaltung dieser Daten über PIM und MAM ist das jetzt Vergangenheit. Heute sind alle Mitarbeiter jederzeit up to date, wenn es um den Stand von Projekten, den Freigabestatus von Inhalten oder existierende Versionen und Media Assets geht.

Auf einen Blick: Was haben wir erreicht?

  • Ablösung unterschiedlicher Datenquellen
  • Etablierung exzellenter Produktinformationsprozesse
  • Verkürzung der Time-to-Market Phasen
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen

Auf einen Blick: Was können PIM und MAM?

  • Produktpflege und -freigabe
  • Texterstellung und Textübersetzung
  • Planung, Erstellung, Aktualisierung und Freigabe der Kommunikationsmittel
  • Steuerung von Media Asset-Anfragen und -Aufträgen sowie Media Asset-Freigaben
  • Zentrale Verteilung und Ablage von Daten

Auf einen Blick: Von der Idee bis zum Ziel

  1. Aufnahme der fachlichen Anforderungen
  2. Erstellung des Fachkonzepts und der fachlich-technischen Spezifikation
  3. Produktdatenmodellierung für PIM
  4. Ablagestruktur und Workflows für MAM
  5. Implementierung, Konfiguration und Entwicklung des Systems in Contentserv
  6. Projektseitige Entwicklung von Modulen wie Projektplaner und Kommunikationsmittel-Matrix
  7. Unterstützung bei Beta- und Integrationstests
  8. Datenübernahme und Aufbau eines MAM-Archivs
  9. Planung und Durchführung der Heavy-User-Schulungen
  10. Go-live-Support
  11. 2nd Level Support

In Zahlen …

Die MAM-Komponente des neuen Systems umfasste in der Startphase unter anderem rund 200.000 Media Assets und 50.000 Dokumente für 300 Heavy-User und ca. 2.500 End-User in über 30 Ländern. Die Nutzeroberfläche in Deutsch / Englisch bot noch 20 weitere Sprachversionen an. Mit der PIM-Komponente wurden rund 50.000 Produkte und die zielgruppenspezifische Ausleitung von Kommunikationsmitteln in diverse Print- und Online-Kanäle ermöglicht.

Über Ottobock

Weltweit steht der Name Ottobock für qualitativ hochwertige und technologisch herausragende Produkte und Dienstleistungen in der Prothetik, Orthetik und Neurorehabilitation sowie der Mobility Solutions (Rollstühle) und dem Geschäftsfeld Medical Care. Dank des konsequenten und dynamischen Wachstumskurses, ist Ottobock heute ein echter Global Player und eine starke Corporate Brand mit über 6.000 Mitarbeitern.

 

Verwendete Systeme


Ausgewählte Referenzen zum Thema


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