Web to Print: Begriff, Funktionsweise, Vorteile

In diesem Artikel informieren wir über die Web-to-Print-Technologie und fassen die wichtigsten Fakten, Vorteile und Trends zusammen.

Inhaltsverzeichnis:

• Web to Print: Definition
• Web to Print: Anwendung
• Web to Print: Vorteile
• Für wen eignet sich Web to Print?
• Typen von Web-to-Print-Software
• Web to Print Systemkomponenten
• Ausblick: Die Zukunft von Web to Print

Hinter Web to Print steckt die Idee, Druckdaten webbasiert zu generieren oder an externe Dienstleister zu übermitteln, und zwar weitgehend automatisiert. Das Ziel von Web to Print ist es, bei der Erzeugung von Druckdateien standardisiert vorzugehen und damit Zeit und Ressourcen zu sparen. Durch den webbasierten Zugang können mehrere Nutzer am Projekt arbeiten, was Arbeitsabläufe (Workflows) vereinfacht.

So funktionierts: Wer Web to Print nutzen möchte, muss sich eine spezielle Web-to-Print-Software beschaffen. Diese Software stellt Nutzern individualisierbare Druckvorlagen für Visitenkarten, Produktdatenblätter, Kataloge und Co. zur Verfügung. Mit systemeigenen Werkzeugen können die Nutzer Texte, Bilder und andere Elemente in die Vorlagen einfügen oder mit wenigen Klicks aktualisieren. Der Hauptvorteil der Technologie liegt in der Standardisierung der Drucksache – angefangen beim Papierformat über die Farben oder den Seitenumfang bis hin zum brandkonformen Design. Auch wiederkehrende Daten wie Kontaktinformationen können zentral hinterlegt werden, was die Fehlerquote erheblich minimiert.

Durch das Arbeiten mit festen Vorlagen (Templates) ist die Brandkonformität gesichert und Workflows werden beschleunigt, da die Gestaltung nicht jedes Mal aufs Neue auf dem weißen Blatt Papier erfolgt, sondern vom System vorgegeben wird – und zwar für die verschiedensten Kommunikationsmittel.

Ein weiterer Web-to-Print-Vorteil liegt im Zugriff: Wenn Inhalte an zentraler Stelle erzeugt werden, können mehrere Bearbeiter in Echtzeit auf sie zugreifen und es entstehen konsistente Ergebnisse, da die verschiedenen Stadien der Produktion in der Regel über Freigabeprozesse gesteuert und kontrolliert werden.

Alle Vorteile auf einen Blick:

• Aktualisierungen in Echtzeit durch webbasierten Zugang
• Kostengünstigere Herstellung der Kommunikationsmaterialien durch schlankeren Produktionsprozess und automatische Ausleitungen
• Weniger Abstimmungsprozesse und Korrekturschleifen
• Klarheit und Übersicht durch zentrale und zeit- bzw. ortsunabhängig zugängliche Datenverwaltung
• Internationalisierbarkeit (z. B. durch integriertes Übersetzungsmanagement)
• Weniger Fehler, höhere Brandkonformität durch fest vorgegebene Templates, Textlängen usw.
• Guter Überblick über alle laufenden Aktivitäten im Printbereich
• Qualitativ hochwertige und konforme Inhalte durch festgelegte Prüf-, Korrektur- und Freigabeworkflows

Für wen eignet sich Web to Print?

Dezentral organisierte Unternehmen mit vielen Standorten und Abteilungen oder solche, denen eine brandkonforme Gestaltung aller Veröffentlichungen wichtig ist, nutzen Web to Print. Auch Unternehmen, die international aktiv sind, können durch automatisiertes Übersetzungsmanagement viel Zeit bei der Kommunikationsmittel-Erstellung sparen.

Eine weitere Gruppe, die von Web to Print profitiert, sind Unternehmen, die mit ihren Kommunikationsmitteln strenge gesetzliche Vorgaben erfüllen müssen. Sie können durch definierte Freigabeworkflows sicherstellen, dass nichts veröffentlicht wird, was diesen Vorgaben nicht entspricht (Lebensmittelhersteller, Medizinproduktehersteller, Versicherungen usw.).

Typen von Web-to-Print-Software

Je nach Anspruch des Unternehmens gibt es sowohl vom einfach gehaltenen Open-Source-System bis zu hochgradig individualisierbaren Lizenzanbietern für jeden Nutzertyp die passende Web-to-Print-Software. Wichtig ist dabei, die Soll-Prozesse des Systems zu definieren (Was soll es können? Was ist uns wichtig?). Zur groben Orientierung stellen wir vier häufige Typen von Web-to-Print-Lösungen vor:

• Template-basierte Web-to-Print-Lösungen: Diese Art von Web-to-Print-Software bietet vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Druckmaterialien. Benutzer können sie auswählen und anpassen, indem sie Texte, Bilder und Farben ändern. Template-basierte Systeme eignen sich gut für Unternehmen, die häufig wiederkehrende Druckmaterialien benötigen, wie z. B. Visitenkarten, Flyer oder Broschüren.
   
• Editor-basierte Web-to-Print-Lösungen: Bei diesen Systemen können Benutzer Druckmaterialien von Grund auf neu erstellen, indem sie einen leistungsfähigen Online-Editor verwenden. Der Editor ermöglicht die Bearbeitung von Texten, das Hinzufügen von Bildern, das Anpassen von Layouts und die Wahl verschiedener Designelemente. Editor-basierte Web-to-Print-Software eignet sich für Unternehmen, die maßgeschneiderte und hoch individualisierbare Druckmaterialien benötigen.
   
• Corporate-Design-Web-to-Print-Lösungen: Diese Art von Web-to-Print-Software zielt darauf ab, die Einhaltung des Corporate Designs eines Unternehmens sicherzustellen. Das System enthält eine umfangreiche Sammlung von CD-Richtlinien, Vorlagen und Designelementen. Dieser Systemtyp ist nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Tochterunternehmen.
   
• E-Commerce-orientierte Web-to-Print-Lösungen: Dieser Softwaretyp ist darauf ausgerichtet, den Online-Verkauf von Druckmaterialien zu ermöglichen. Er bietet eine E-Commerce-Plattform, auf der Benutzer Druckprodukte auswählen, anpassen und bestellen können. E-Commerce-orientierte Systeme können sowohl für B2B- als auch für B2C-Anwendungen eingesetzt werden.

Ein Web-to-Print-System verfügt über diese Komponenten:

• Benutzeroberfläche: Über sie können Druckmaterialien bearbeitet, angepasst und bestellt werden. Die Oberfläche sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein.
   
• Vorlagen-Editor: Im Vorlagen-Editor können die verschiedenen Designvorlagen individualisiert werden. Der Editor sollte Funktionen wie Textbearbeitung, Hinzufügen von Bildern oder Ändern von Farben und Layouts bieten.
   
• Ressourcenverwaltung: Hier werden Bilder, Logos, Schriftarten und andere Dateien vorgehalten, die in den Druckmaterialien verwendet werden können.
   
• Bestellverwaltung: Hier können Bestellungen aufgegeben oder deren Status verfolgt werden. Die Bestellverwaltung kann auch Funktionen wie Preisberechnung, Zahlungsabwicklung und Lieferoptionen umfassen.
   
• Datenbank: Sie ist die Basis für die Ausleitung Ihrer Inhalte. Hier liegen alle relevanten Informationen zu Benutzern, Vorlagen, Bestellungen, Ressourcen usw. (Prinzipiell können verschiedene Arten von Datenbanken mit einer W2P-Funktion ausgestattet werden, z. B. ein PIM, ein DAM, ein CMS oder ein Shopsystem.)
   
• Freigabeworkflows: Um sicherzustellen, dass entsprechende Genehmigungsprozesse eingehalten werden, können Freigabeworkflows (Erstellung, Prüfung, Korrektur, Freigabe) integriert werden.
   
• Anbindung von Druckereien: Durch die Anbindung an Druckereien können die Aufträge nahtlos übertragen und automatisch ausgelöst werden.

Diese 3 Trends beeinflussen die weitere Entwicklung der Web-to-Print-Technologie:

Verlagerung der Funktionalitäten

Eine der Kernfunktionalitäten von Web to Print, nämlich Printmaterialien unkompliziert an Druckereien ausleiten zu können, verliert an Bedeutung, da viele Inhalte gar nicht mehr in gedruckter Form produziert werden. Das Thema „automatische Ausleitung“ verlagert sich also eher in den digitalen Bereich, was uns zum nächsten Punkt führt.

Plattformintegration

Alles wird digitaler. Deshalb wird Web to Print zunehmend in andere Plattformen integriert, zum Beispiel in CMS- oder Shopsysteme. So können nahtlose Verbindungen zwischen Web to Print und Social Media, E-Mail-Marketing-Plattformen oder Content-Management-Systemen hergestellt werden.

Nutzung von KI

Indem man künstliche Intelligenz in die Web-to-Print-Software integriert, kann der Gestaltungsprozess weiter beschleunigt und optimiert werden. Schlagworte in diesem Zusammenhang sind automatische Bildbearbeitungsfunktionen oder KI-basierte Texterstellung.

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