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Profitipp: Welches PIM/MAM-System ist für mein Unternehmen geeignet?

10Okt2017
digital world

Das Thema Informationsmanagement wird im Zeitalter der Digitalisierung immer komplexer, weil nicht nur die Masse an Daten als solche wächst, sondern weil diese Daten auch immer schneller und zeitgleich auf verschiedenen Kanälen zur Verfügung stehen müssen. Zum Glück gibt es mittlerweile intelligente Software-Lösungen, die das für uns managen. Was können diese Lösungen und welche eignet sich für welches Unternehmen?

Unternehmen werden schon lange nicht mehr an einem Ort und von wenigen Personen verwaltet: Home Office, dezentrale Standorte und schnelle Veränderungen am Markt erfordern es, dass verschiedene Mitarbeiter an verschiedenen Orten und jederzeit aktuell informiert sein müssen. Vor allem der Handel wandert in den Onlinebereich, Produkte werden rund um die Uhr und nicht nur regional vertrieben. Wir bieten Software-Lösungen an, die Ihnen helfen, diese Herausforderung zu meistern.

Warum ein zentrales, digitales Datenmanagement einführen?

Wenn Sie zum Beispiel im Onlinehandel tätig sind, erfordern die Prozesse im Hintergrund ein intelligentes und agiles Datenmanagement. Warum? Lassen Sie es mich mit einem Rechenbeispiel verdeutlichen: Nehmen wir an, Sie haben 1.000 Produkte in Ihrem Portfolio. Zu jedem einzelnen Produkt (und eventuell auch zu dessen Varianten) gibt es Informationen, also Marketingtexte, Produktbilder, technische Eigenschaften und und und … All diese Informationen zu Ihren Produkten halten Sie an 10 Touch Points/Ausgabekanälen vor. Weil Sie in mehreren Ländern aktiv sind, müssen diese Informationen jeweils in 5 Sprachen übersetzt und – sagen wir – für vier unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden. 1.000 x 10 x 5 x 4 = das ergibt 200.000 Varianten! Und die Komplexität wächst mit jeder zusätzlichen Variable!

Wie managen Sie all diese Daten? In den letzten Jahren hat sich in diesem Zusammenhang der Begriff ISCM eingebürgert. Ein sogenanntes Information Supply Chain Management ermöglicht die zentrale Beschaffung, Anreicherung, Produktion und Distribution von Informationen, mit dem Ziel,

  • die richtigen Informationen
  • im richtigen Format
  • zur richtigen Zeit
  • am richtigen Ort

bereitzustellen.

Vorteile von ISCM

Welche Komponenten braucht ein kluges Datenmanagement?

PIM und MAM


Wenn Sie sich mit Softwaresystemen zur Verwaltung von Produktinformationen auseinandersetzen, werden Ihnen die zwei Abkürzungen PIM und MAM begegnen. MAM steht für Media Asset Management. Ein MAM-System ermöglicht es Ihnen, all Ihre Dateien (also Fotos, Videos, PDF-Dokumente oder InDesign-Dateien) zentral und medienneutral an einem Ort (also in einem Medien-Management-System) zu verwalten. Das System kann diese unterschiedlichen Media Assets in verschiedenen Formaten ausgeben, also beispielsweise für Web-Inhalte oder den Druck. Außerdem können Sie Ihre Assets im System mit Metadaten anreichern, zum Beispiel mit einem Verwendungsnachweis kennzeichnen, der jedem Mitarbeiter, der das Asset in der Datenbank aufruft, anzeigt, wo dieses aktuell eingesetzt wird (also z. B. in Katalog xy, Ausgabe z).
 

PIM steht für Product Information Management. In der PIM-Komponente Ihrer Datenbank-Lösung werden alle Informationen zu Ihren Produkten zentral verwaltet und gepflegt. Sie können sogar einzelne Texte über das PIM-System freigeben lassen, sodass jeder Mitarbeiter den Status des Textes (Erstentwurf, Version xy oder Freigabe) kennt. So sorgen Sie dafür, dass alles, was Ihr Haus verlässt, geprüft wurde. Auch die Informationen im PIM-System werden medienneutral abgelegt und können dann von dort aus in verschiedene Ausgabemedien geleitet werden. Sogar eine integrierte Übersetzungsbeauftragung ist im PIM möglich.

Ein durchdachtes Datenmanagement mit MAM- und PIM-System berücksichtigt noch viele weitere Faktoren: Es regelt zum Beispiel im Rahmen des Business Prozess Managements (BPM) die Rollen- und Rechteverteilung im System sehr genau, sodass nicht jeder Mitarbeiter alles darf. Im Rahmen des Medien Publication Managements (MPM) kann zum Beispiel eine vollautomatische Ausleitung an Dritt-Systeme wie z. B. InDesign oder Webseiten ermöglicht werden; oder sogar das Bearbeiten von Bildern und Layout-Dokumenten ohne Photoshop oder InDesign direkt im Browser.

Was für wen? Klassifizierung der PIM/MAM-Systeme

 

Kommen wir zur spannendsten Frage. Für welches Unternehmen eignet sich welche Datenbank-Lösung? Hier im Studio1® arbeiten wir bislang mit drei Software-Partnern zusammen. Canto, Pimcore und Contentserv. Welcher Anbieter bzw. welche Lösung am besten zu Ihren Produktinformationen passt, hängt leider von zu vielen individuellen Faktoren ab, als dass ich Ihnen hier pauschale Antworten geben könnte. Es kann durchaus ein guter Weg sein, mit der Open-Souce-Software von Pimcore ein solides Datenmanagement für Ihre Zwecke auf die Beine zu stellen. Es mag aber auch ratsam sein, dass Sie Geld für Lizenzen in die Hand nehmen, wie es zum Beispiel bei Contentserv der Fall ist. Es kommt eben ganz darauf an, was Sie der Software abverlangen möchten. Um Ihnen trotzdem einen Kompass in die Hand zu geben, teile ich die einzelnen Angebote auf dem Markt einmal in grobe Kategorien auf:

Enterprise:

  • Lizenzkosten ab 250.000 € + Maintenance (Instandhaltung) von ca. 20 bis 25 %
  • Umfangreicher Funktionsumfang und Schnittstellen im Standard enthalten
  • Globale Supportstrukturen
  • Master-Data-Management möglich

Profi:

  • Lizenzkosten zwischen 100.000 und 200.000 € + Maintenance von ca. 20 bis 25 % pro Jahr
  • Umfangreicher Funktionsumfang und Schnittstellen im Standard
  • Skalierung gegeben

Stand-Alone:

  • Lizenzkosten ab 10.000 €
  • Einsatz von einzelnen Systemen für MAM, PIM, BPM, MPM
  • Nur empfehlenswert, wenn PIM-oder MAM-Komponente nicht benötigt wird

Open-Source:

  • Keine Lizenzgebühren
  • Erweiterungen lassen sich beliebig entwickeln
  • Support kann einzeln eingekauft werden
  • Weniger Funktionsumfang im Standard

Anforderungen und Vorgehen bei der Einführung eines Datenmanagements

Warum zögern noch viele Unternehmen, wenn Sie mit Schlagworten wie PIM-System, Datenmanagement oder Media Asset Management konfrontiert werden? Nun ja, mit der Umstrukturierung des Datenhandlings geht auch eine Umstrukturierung der internen Prozesse im Unternehmen einher. Die Einführung von ISCM bringt weitreichende Veränderungen mit sich und ist für alle Beteiligten ein sehr anspruchsvolles Unterfangen. Deshalb müssen bei einem solchen Projekt alle an einem Strang ziehen!

Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern also klar, dass eine PIM/MAM-Einführung komplex und zeitaufwendig ist. Weisen Sie auch darauf hin, dass sich im Verlauf des Projektes Anforderungen ändern können (und werden) und Dinge angepasst werden müssen (Change Management).

Mein Tipp: Aus Erfahrung weiß ich, dass der Schwerpunkt einer ISCM-Einführung weniger auf der Hard- und Software liegt, sondern vielmehr auf der Definition der Soll-Prozesse (Was muss die Software können?). Planen Sie also vor allem dafür viel Zeit ein.

Auf operativer Ebene achten Sie bei einer ISCM-Einführung darauf, alle technischen und fachlichen Anforderungen an die Datenbank klar zu formulieren. Definieren Sie außerdem konkrete Ansprechpartner im Projekt und stellen Sie diese für die Projektarbeitszeiten frei.  

Ich empfehle meinen Kunden außerdem, das Projekt in mehrere, kleinere Bausteine zu zerlegen um schnell Erfolge erzielen zu können. Wir steigen dabei beispielsweise mit der MAM-Komponente ein und ziehen das PIM-System nach.
Was es bei der Einführung eines klugen Datenmanagements auf jeden Fall braucht, ist eine detaillierte Analyse des IST-Zustandes. Immer wieder stelle ich fest, dass gerade die Datenqualität in vorhandenen ERP-Systemen eher mangelhaft ist und vor Start eines PIM-Systems bereinigt werden muss.

Weiteres zum allgemeinen Vorgehen bei PIM-MAM-Projekten lesen Sie hier. Bei Interesse am Thema berate ich Sie gerne persönlich.

Unser Profi der Woche: Mario Baumgarten, Geschäftsführer Studio1® Kommunikation GmbH

Bildquelle: NicoElNino/iStock

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