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Profitipp: Alles an seinem Platz – Warenwirtschaftssysteme als Teil einer Verkaufseinheit

29Jun2016
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Die Digitalisierung schreitet voran und keine Firma kann sich mehr erlauben, nicht im Internet präsent zu sein. Insbesondere Verkäufe über das weltweite Netz boomen. Technisch umgesetzt werden die Shopsysteme mit Content Management Systemen wie Shopware oder Magento – meist durch eine Internetagentur. Solche Systeme gewährleisten einen nach außen hin professionell  wirkenden Internetauftritt und garantieren ein funktionierendes Verkaufssystem.

Ist so ein Shop gut gemacht, können sich die Kunden auf einer sehr ansprechenden virtuellen Shoppingspielwiese austoben. Auch der Shopbetreiber hat Vorteile: Neue Kategorien und Artikel können ganz einfach vom Verkäufer im administrativen Bereich über eine Weboberfläche eingegeben werden. An diesem Punkt allerdings stellen wir als Agentur fest: Leider wird dabei nicht immer so vorgegangen, wie es sein sollte.

Das sollten Sie bei der Artikeldatenpflege im Shop bedenken

Mit der Liveschaltung eines Onlineshops ist das Grundgerüst für die ersten Artikelverkäufe geschaffen. Im ersten Schritt werden also einige Kategorien erzeugt, Artikel mit zahlreichen Daten diesen Kategorien zugeordnet und Bilder hochgeladen. Das kostet zunächst je nach Shopgröße Zeit und erfordert auch einen hohen Grad an Aufmerksamkeit. Denn beim Verkauf eines Produktes muss bedacht werden, dass der Kunde zu jedem Zeitpunkt des Bestellprozesses umfassend informiert werden muss, was mit seinem gekauften Artikel passiert (das betrifft beispielsweise den Versand von Bestellbestätigungen via E-Mail, Hinweistexte auf eine vom Kunden mal eben vergessene Größenangabe bei der Auswahl eines Kleidungsstückes und so weiter). Zusätzlich müssen Sonderangebote angepasst, nicht vorrätige Artikel gelöscht und Artikeldaten ständig aktualisiert werden. Ein Onlineverkauf ist heutzutage sehr komplex. So ist auch zu bedenken, dass die Artikel über Suchmaschinen auffindbar sein sollten. Insgesamt ein sehr hoher Organisations-, Verwaltungs- und Wartungsaufwand für Verkäufer.

WaWi zähmt jedes „Verwaltungsmonster“

Bild-Quelle: JTL-Software

 

Viele große Unternehmen setzen bereits im Tagesgeschäft Warenwirtschaftssysteme (WaWi) ein, damit  der hohe Aufwand reduziert werden kann. Aber auch bei kleineren Betrieben ist der Einsatz durchaus sinnvoll. Die Warenwirtschaft z. B. von der Firma JTL ist kostenfrei einsetzbar und verfügt über eine große Auswahl an Features. Sobald man das Programm einsetzt, ist dieses System „führend“  für die Artikelverwaltung verantwortlich. Die Verwaltung der Verkäufe wird zentral über eine gemeinsame Datenbank geregelt. Somit wird zukünftig nicht mehr im Shop der aktuelle Warenzustand eingegeben, sondern die Verwaltung  wird komplett über die Warenwirtschaft gemanagt.  Mehrere Nutzer können gleichzeitig an unterschiedlichen Produkten Aktualisierungen vornehmen. Kategorien, Artikel und Lagerbestände werden fortan in die Warenwirtschaft eingepflegt. Produkte, die bereits vorhanden sind, können immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. 

Die Warenwirtschaft regelt dann auch den kompletten Bestellablauf. Kategorien und Artikel werden mit dem Shop synchronisiert. Lagermengen werden angepasst. Wenn ein Kunde ein Produkt über den Shop kauft, wird dieser Verkauf in die WaWi geladen und kann damit weiter verarbeitet werden. Alle weiteren Abläufe organisiert dann die Warenwirtschaft. Aus der Warenwirtschaft heraus können auch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen erstellt werden. Der große Vorteil beim professionellen Einsatz einer Artikelverwaltungseinheit ist die Wartbarkeit der aktuellen Posten:

•    Änderungen können relativ schnell manuell eingepflegt werden.
•    Aktuelle Lagerbestände, die automatisch bei Verkäufen angepasst werden, sind abrufbar.
•    Alle Verkäufe werden erfasst. Somit können jederzeit Informationen zum Kunden abgerufen werden.
•    Auch telefonische und persönliche Bestellungen können sofort erfasst werden. Damit werden alle Verkäufe nur noch in einem System eingepflegt.
•    Statistiken können erstellt werden.
•    Die Artikel sind flexibel auf mehreren Verkaufsplattformen aktualisierbar.
•    Aktuelle Artikelzustände können in Echtzeit abgefragt werden.
 

Die Kommunikationsschnittstelle zur Warenwirtschaft

Damit die Warenwirtschaft mit dem aktuellen Shopsystem zusammen arbeiten kann, wird eine Schnittstelle benötigt. Eine ausgetestete Verbindung, die die Kommunikation zwischen JTL-WaWi und des Shops gewährleistet, gibt es z. B. bei der Firma Sysgrade. Die Schnittstelle ist zwar nicht kostenfrei, dafür erhält der Verkäufer aber auch ein Werkzeug, womit viel Zeit eingespart werden kann. Der Abgleich funktioniert in einer Richtung, d. h. Artikel- und Katalogdaten werden in der JTL-WaWi gepflegt und in den Shop hochgeladen, während Bestellungen vom Shop in die Warenwirtschaft geladen werden. Die Schnittstelle von Sysgrade wird als externes Programm zusätzlich zur Warenwirtschaft betrieben.

Eine Alternative zu Sysgrade ist die Schnittstelle direkt von JTL, die mittlerweile für viele gängige Shopsysteme zur Verfügung steht. JTL hat (ab Version 1.1) das Finanzierungsmodell geändert und stellt die hauseigenen Schnittstellen kostenfrei, allerdings ohne Support, zur Verfügung. Die Schnittstelle von JTL wird direkt in die Warenwirtschaft integriert und ist, im Vergleich zur Sysgrade-Version, kein externes Programm. Das hat Vor- aber auch Nachteile. Um festzustellen, welche Schnittstelle man nutzen will, sollte man sich vorab darüber informieren, welche Funktionalitäten direkt benötigt werden. Die Entscheidung, welche Firma für den Abgleich zukünftig eingesetzt werden soll, darf nicht ausschließlich an den Kosten für die Anschaffung fest gemacht werden.  Es sollte immer der Einsatzbereich im Fokus stehen.

Die dritte Möglichkeit wäre die direkte Anbindung der JTL-WaWi direkt an den hauseigenen Shop von JTL. Der Shop arbeitet dann direkt mit der Warenwirtschaft zusammen. Man benötigt keine weiteren Programme, um den Austausch zu gewährleisten. Der Shop von JTL ist auch in der Basisversion kostenpflichtig. Der Shop eignet sich hauptsächlich für Firmen, die eine einfache Umsetzung mit minimaler Individualisierung und Anforderungen möchten. Beim JTL-Shop werden kostenpflichtige Zusatzmodule angeboten, um den Shop zu erweitern – je nachdem, was man benötigt. Bei der Wahl der richtigen Schnittstelle entscheiden viele Faktoren.

Eine wichtige Grundlage beim Einsatz einer der drei Schnittstellen sollte der klare Zuständigkeitsbereich sein. Wenn jeder Mitarbeiter, der auch mit der Warenwirtschaft arbeitet, einen Abgleich vollzieht, kann es schnell zu Problemen führen. Um Konflikte bei der Übertragung zu vermeiden, wird die Schnittstelle zentral auf einem Rechner bzw. auf dem Server installiert und auch nur dort genutzt. Auch sollte man frühzeitig festlegen, welche Personen dafür zuständig sind. Von einer Komplettübertragung sollte nach der erstmaligen Befüllung abgesehen werden (sofern es nicht unbedingt erforderlich ist), da ein Abgleich aller Produkte relativ lange dauern und es auch zu Problemen bei der erneuten Übertragung kommen könnte. In der Praxis hat sich gezeigt, dass zeitnahe Übertragungen bei der Produktaktualisierung sinnvoll sind. Wenn z. B. eine Aktualisierung nur einmal am Tag vorgenommen wird, und man sehr viele Änderungen vollzogen hat, wird der Shop eine Aktualisierung erst recht spät „bemerken“. Bedenken muss man auch, dass der Abgleich zum Shop erst dann vollständig vollzogen ist, wenn der Cronjob durchlaufen ist, der für die Synchronisation zwischen den von der Schnittstelle hochgeladenen Daten und des Shops zuständig ist.

Neuer Shop – bestehender Shop

Ist die Entscheidung einer zukünftigen Nutzung der Warenwirtschaft gefallen, muss der derzeitige „Ist-Zustand“ festgestellt werden. Existiert schon ein Shop, der mit zahlreichen Artikeln gefüllt ist oder möchte man einen neuen Shop aufsetzten? In beiden Fällen muss die Warenwirtschaft erst einmal befüllt werden. Wenn bereits Daten vorhanden sind, können diese natürlich durch einen Ex- und Import genutzt werden. Diese müssen aber teilweise recht aufwendig angepasst werden. Die eingetragenen Daten in die Warenwirtschaft werden zum leeren Shop übertragen, die Kategorien werden neu aufgebaut.

Anbindung an Ebay & Co.

Die Warenwirtschaft kann oft noch mehr. So ist es mit der JTL-WaWi auch möglich, sich mit Ebay oder Amazon eine Kommunikation aufzubauen. Um eine Anbindung zu diesen Plattformen zu erhalten, ist die Inanspruchnahme von eazyauction, einer weiteren Schnittstelle, notwendig. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Durch Verkäufe bei Ebay und Amazon wird nicht nur Umsatz generiert, sondern durch Präsenz auch gleichzeitig für den eigenen Shop geworben. Mit easyauction ist es dann möglich ein eigenes Design für Ebay zu hinterlegen und Artikel zu bestimmten Zeiten online stellen zu lassen.  Der Verkauf wird somit automatisiert und die Angebote professioneller gestaltet.

Ebay-Verkäufe haben bei der JTL-Warenwirtschaft einen eigenen Stellenwert. Natürlich braucht man keinen Artikel zusätzlich anzulegen, der bereits vorhanden ist. Es ist aber möglich, dass man z. B. einen speziellen Ebay-Preis, die Auswahl der Optik, die genaue Kategoriezuordnung oder das Angebotsformat als Vorlage bestimmt. Somit wird auch bei Ebay-Verkäufen der Wartungsaufwand gering gehalten, da bereits erstellte Angebote immer wieder bei Ebay eingestellt werden können. Angebote können durch eine Schnittstelle, über den Shop, über Amazon oder Ebay eingestellt werden. Das macht den Verkauf flexibel.

Mein Tipp zum Thema Warenwirtschaft

Wenn Sie Ihr Sortiment online anbieten wollen, sollten Sie sich frühzeitig mit der Möglichkeit eines Warenwirtschafts-Einsatzes auseinandersetzen. Der Einsatz einer Warenwirtschaft lohnt sich immer dann, wenn sich Ihre Produkte in einem ständigen Aktualisierungszyklus befinden. Durch eine Verkaufsplattform sehen Sie in Echtzeit, über welche Produkte Sie verfügen. Eine Statistik Ihres Artikelstammes ist zu jeder Zeit erstellbar. Auch Anfragen, Angebote und Bestellungen, telefonisch oder vor Ort, können sofort in das Programm übernommen werden.

Deshalb sollte man mit der Einrichtung einer Warenwirtschaft nicht zu lange warten. Der höhere Aufwand, der durch die Installation, Einrichtung und Konfiguration der Warenwirtschaft und der Schnittstellen anfallen wird, wird sich später auszahlen. Die Wartbarkeit und die Pflege des Artikelstammes und der Verkaufsplanung ist eine große Stärke einer WaWi und gewährleistet eine Übersicht in Echtzeit. Verschenken Sie kein Potenzial bei Verkäufen über das Internet.

Unser Profi der Woche: Timo Rose, Programmierer