Database Publishing – Publizieren per Knopfdruck

Heute blicken wir auf unsere Top 3 der Database-Publishing-Softwarelösungen und zeigen, welche enormen Vorteile sie für Ihr Marketing und den Unternehmenserfolg bieten.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Database Publishing?
• Für wen eignet sich Database Publishing?
• Wie funktioniert ein Database-Publishing-Plugin?
• Database Publishing mit priint
• Database Publishing mit EasyCatalog
• Database Publishing mit CI Hub

Beim Database Publishing werden strukturierte Daten aus einer Datenbank in vordefinierte Layoutvorlagen integriert, um vollständige und marktreife Dokumente zu erzeugen. Es handelt sich dabei um einen Prozess, bei dem von Teil- bis Vollautomation alles möglich ist.

Database Publishing eignet sich für Unternehmen, die zentrales Datenmanagement in Contentsystemen nutzen und regelmäßig umfangreiche standardisierte Kommunikationsmittel veröffentlichen. Auch Unternehmen, deren Publikationen Regulatorien unterliegen oder solche, die das Grafikteam bei der Abarbeitung wiederkehrender Aufgaben entlasten möchten, setzen auf Database Publishing. Typische Kommunikationsmittel in diesem Zusammenhang sind Produktkataloge, Produktdatenblätter oder Preislisten.

Database-Publishing-Software steht als Plugin für DTP-Programme wie Adobe InDesign zur Verfügung, bindet Contentsysteme oder Datenbanken an und funktioniert prinzipiell wie die Serienbrieferstellung. Wir haben es mit Platzhaltern in vorgefertigten Templates, aber auch mit vielen unterschiedlichen Datensätzen (Produkten) zu tun, die in immer wieder neuen Konstellationen publiziert werden. In einer mathematischen Gleichung würde man diese Platzhalter „Variablen“ nennen. Es handelt sich dabei beispielsweise um Textplatzhalter für eine Überschrift oder ein Produktmerkmal, Bildplatzhalter für ein Produktfoto oder Tabellenplatzhalter zur Darstellung von technischen Daten. Die Arbeit des Plugins besteht darin, freigegebene Daten der Datensätze in die Platzhalter im Layout einzufügen. Im Regelfall befinden sich diese Datensätze in einem unternehmenseigenen Contentsystem, zum Beispiel in einem PIM/DAM-System. Durch die Anbindung dieser Systeme an Adobe InDesign lässt sich die Ausleitung regulatorisch geprüfter und freigegebener Daten in die dort entstandenen Templates per Knopfdruck realisieren.

Stellen Sie sich die Software der priint Group wie eine „Datenbrücke“ vor. Diese Brücke verbindet ein mit Produkt- und Marketingdaten angereichertes Ausgangssystem (z. B. ein PIM) mit InDesign, also der Software, mit der Grafikteams Dokumente gestalten.

Zunächst werden Ihre Produkt- und Marketingdaten aus dem System, in dem sie sich normalerweise befinden, in die sogenannte priint:suite übertragen (zum Beispiel per XML-Ausleitung). Diese fungiert wie ein „Planungsprogramm“ für das Marketing in Ihrem Unternehmen:

Über die intuitive Benutzeroberfläche kann das Marketing zum Beispiel Kataloge planen, deren Strukturen aufbauen, den Seiten die gewünschten Inhalte zuweisen und detaillierte Aufgabenbriefings für die Gestaltung erstellen.

Im nächsten Schritt weist das Marketing diese Briefings dem Grafikteam zu. Das passiert über ein ausgeklügeltes Workflowmanagement, sodass alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit wissen, in welchem Status sich das Projekt befindet.

Weil InDesign über ein Plugin („priint:comet“) direkt an die Suite angebunden ist, kann das Grafikteam nun das Aufgabenbriefing und alle in der Suite geplanten Inhalte direkt in InDesign aufrufen und über zuvor entwickelte Templates automatisiert per Knopfdruck entsprechend Seiten aufbauen lassen und ggf. modifizieren, ergänzen, etc.

Die in InDesign erstellten Designs werden nach Fertigstellung wieder in die Suite zurückgeleitet, sodass sie vom Marketing geprüft, kommentiert oder freigegeben werden können.

• Wir sind priint Partner

priint:suite:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Keine doppelte Datenablage
• Kein langes Suchen nach Daten
• Keine Datenduplikate
• Transparente Projektkommunikation

priint:comet:

• Effizienter Datenimport: Daten können aus einer Vielfalt von Datenquellen schnell und effizient importiert werden. Das zeitraubende manuelle Eingeben der Daten entfällt.
• Fehlerminimierung: Fehler werden minimiert, da die Daten direkt aus der Datenquelle kommen, ohne wieder neu eingegeben werden zu müssen.
• Automatische Updates: Als Teil des Workflows kann priint:comet alle Felder hervorheben, die nicht mit den Originaldaten übereinstimmen und die Fehler entweder automatisch verbessern oder sie hervorheben, damit sie im Dokument von Hand korrigiert werden können.
• Zeitersparnis: Daten, die z. B. nur für einen bestimmten Dokumentbereich relevant sind, können gefiltert, gruppiert und gesondert angezeigt werden, was langes Suchen erspart.
• Synchronisierung: Daten, die sich in der Datenbank geändert haben, können sofort im Dokument aktualisiert werden – ideal bei terminkritischen Veröffentlichungen.
• Compliance: Die Datenkonsistenz und Genauigkeit erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

EasyCatalog ist eine Database-Publishing-Lösung, die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen mit Platzhaltern in einem InDesign-Dokument verbindet.

Wie bei priint und anderen Anbietern geht es auch bei EasyCatalog hauptsächlich um die Idee, eine clevere Anbindung an InDesign zu schaffen, um damit eine Brücke zwischen einer Datenbank und einem Gestaltungsprogramm zu bauen. Auch bei diesem System werden die Daten zunächst aus Ihrem unternehmenseigenen Contentsystem zu EasyCatalog übertragen (möglich via XML, CSV, ODBC oder Direktanbindung an Ihr System).

Sind die Daten erst einmal von Ihrer unternehmenseigenen Datenbank nach EasyCatalog übertragen worden, können auch hier über die Bedienoberfläche ganz einfach via Knopfdruck unter Nutzung vordefinierter Templates hunderte von Seiten aufgebaut werden.

Die Platzhalter in den Templates definieren genau, wo und wie bestimmte Daten dargestellt werden sollen. In Sekundenschnelle können komplexe Seitenlayouts mit aktiven verknüpften Daten gebaut werden.

Das Beste: Der Dokumentinhalt wird ständig überwacht, User sehen auf einen Blick, welche Datensätze und Felder bereits eingefügt wurden und ob es Unterschiede zur Datenquelle gibt.

• Effizienter Datenimport: Die Daten können aus einer Vielfalt von Datenquellen importiert werden.
• Fehlerminimierung: Die Daten müssen nicht manuell eingegeben werden.
• Automatische Fehlererkennung: Als Teil des Workflows kann EasyCatalog alle Felder hervorheben, die nicht mit den Originaldaten übereinstimmen und die Fehler entweder automatisch verbessern oder sie hervorheben, damit sie im Dokument von Hand korrigiert werden können.
• Zeitersparnis: Daten, die z. B. nur für einen bestimmten Dokumentbereich relevant sind, können gefiltert, gruppiert und gesondert angezeigt werden.
• Synchronisierung: Daten, die sich in der Datenbank geändert haben, können sofort im Dokument aktualisiert werden.
• Compliance: Die Datenkonsistenz und Genauigkeit erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Der CI HUB Connector ist ein Plugin, mit dem Sie eine Verbindung zwischen Ihrer Datenbank (z. B. Ihrem PIM) oder Cloud-Diensten (Dropbox, Google Drive oder OneDrive) sowie Stock Providern (Adobe Stock) und Ihren Content-Erstellungstools schaffen (InDesign, Google Workspace, Microsoft 365°, Figma, Sketch).

Kernidee dieses Tools ist die Vernetzung unterschiedlicher Ablage- und Arbeitssysteme, um schneller Inhalte zusammenzustellen. Sie können über den Connector beispielsweise auf die Bilddatenbank Adobe Stock zugreifen, gleichzeitig aber auch auf Dokumente in Ihrem Microsoft-Konto. All diese Inhalte lassen sich über den Connector zusammenführen und bearbeiten.

Wie die anderen hier vorgestellten Lösungen bietet der CI Hub Connector eine ganze Reihe nützlicher Funktionen. Er meldet zum Beispiel, wenn neue Versionen von Inhalten verfügbar sind, oder lässt es zu, Inhalte von einem System ins andere zu „verschieben“.

Mit CI-Hub produziert man keine großen Werke mit hunderten von Seiten, sondern gestaltet frei und kreativ oder reichert paginierte Dokumente mit weiteren individuellen Inhalten an. Hier geht es darum, zentral zugänglichen, für die Grafik freigegebenen Content zu verwenden. Der CI Hub Connector selbst bietet nämlich keine Datenzusammenführung in InDesign an. Er leistet aber großartige Vorarbeit, indem er CSV-Dateien ausgewählter Datensätze liefert, sodass Grafikteams mithilfe der Nutzung der InDesign-Datenzusammenführung schnell und effizient einfache Dokumente wie Anzeigen oder Visitenkarten generieren können.

• Einfache und nahtlose Integration in Ihr DPT-Programm
• Einfache Anbindung an verschiedene Contentsysteme
• Steigerung der Produktivität (mehr Inhalte schneller und mit verifizierten Daten produzieren)
• Kosteneffiziente Lösung bei einer Vielzahl praktischer Funktionalitäten
• U.v.m.

Bildquelle: © Andrey Popov /AdobeStock