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Profitipp: ISCM bändigt zunehmende Unternehmens- und Produktinformationen

02Sep2016
Sieben Schritte mit ISCM

Das digitale Zeitalter fordert eine konsistente Informationsversorgung, die auf allen Kanälen die korrekten Inhalte zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstellt. Wenn man dies als kommunikationstreibendes Unternehmen gewährleisten kann, hat man den Startschuss zur Digitalen Transformation gegeben und erhält so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Wie Sie das mit Information Supply Change Management (kurz: ISCM) erreichen können, erfahren Sie in diesem Blogeintrag.

Auch wenn es in den meisten Fällen unser Freund ist, ohne den wir nicht mehr leben können, so hat das Internet als neuer Medienkanal doch die Informationswelt revolutioniert – ja, aus einigen Perspektiven sogar erschwert. Neben den bereits existierenden Offline-Kanälen wie Print, TV und Funk ist das Internet ein mehrdimensionaler Kanal, der komplexere Strukturen, besonders bei der Informationsverteilung und – Beschaffung, erfordert. Der Kunde  möchte jederzeit umfangreich und aktuell informiert werden - können Sie das nicht, ist Ihr Kunde schneller weg, als Sie bis drei zählen können.

Sie Fragen sich nun, wo bei dem ganzen Szenario die Schwierigkeit liegt? Informationen eigenständig sammeln und verteilen, stellt für Sie kein Problem dar? Dann schauen wir uns doch mal ein kleines Rechenbeispiel an.

Wann sollte ich zu einer ISCM-Lösungen greifen?

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen vertreibt etwa 1.000 Produkte, über die Sie in mindestens 5 Kommunikationsmittel (Webseite, Intranet, Webshop, Katalog, Broschüre)  sprechen wollen. Natürlich agieren Sie bereits international, sodass Ihre Unternehmenstexte in 3 verschiedenen Sprachen vorliegen müssen. Und zu guter Letzt sprechen Sie mit den verschiedenen Kommunikationsmitteln auch unterschiedliche Zielgruppen an – sagen wir mal pauschal zwei verschiedene (B2B, B2C). Mit einer einfachen Rechenformel lässt sich aus den aufgeführten Parametern die maximal mögliche Variantenanzahl in der Verteilung der Produktinformationen errechnen:

1.000 Produkte x 5 Kommunikationsmittel x 3 Sprachen x 2 Zielgruppen = 30.000 Varianten

Verändert sich nur eine der Parameter sieht man sehr schnell, dass die Variantenvielfalt, die man händeln muss, um ein Vielfaches ansteigt:

1.000 Produkte x 5 Kommunikationsmittel x 4 Sprachen x 2 Zielgruppen = 40.000 Varianten

Verändern sich gleich mehrere Parameter – Beispielsweise durch Produktentwicklungen und Erschließung neuer Märkte und Zielgruppen, sieht man sehr schnell, dass die Variantenvielfalt, die man händeln muss, in die 100-tausende gehen kann:

1.500 Produkte x 6 Kommunikationsmittel x 6 Sprachen x 4 Zielgruppen  = 216.000 Varianten

Diese Komplexität der Verteilung von Produktinformationen ist unseren Kunden häufig gar nicht bewusst. Mit jeder hinzukommenden Variabel – egal ob es ein neues Produkt oder eine neue Sprache nach Markterschließung ist – steigt diese Komplexität, die bereits vorher kaum zu bändigen ist.

Jetzt fragen Sie sich nur noch, was dieses „ISCM“ genau ist und wie es Ihnen helfen kann, im Informationsdschungel den Durchblick zu behalten?

Was ist ISCM?

Information Supply Chain Management umfasst Prozesse und Systeme, um die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, im richtigen Format im dafür vorgesehenen System zur Verfügung zu stellen.

Kurz gesagt: Mit einer ISCM-Lösung vereinfachen Sie Ihre internen Kommunikationswege und optimieren dabei die differenzierte Informationserstellung und -Bereitstellung auf verschiedenen Kanälen.

Was ist die Hauptaufgabe von ISCM-Lösungen?

Als Hauptaufgabe des Managements für Informationslieferketten wird das Sammeln von vielfältigen Informationen angesehen, die letztlich in einzelnen und unabhängigen Informationsflüssen gegliedert sind und zu einem gemeinschaftlichen Datentransfer zusammenführen, wobei der Prozess möglichst redundanzfrei integriert werden soll.

Die große Herausforderung dabei stellt vor allem die Koordination dieses Gesamtprozesses dar. Dieser Gesamtprozess basiert im ISCM auf einem ganzheitlichen Informationsmanagement, das intern der Regel nach in vers. IT-Systemen generiert wird. Dabei wird versucht eine Vernetzung zwischen den beteiligten Systemen zu schaffen, die für die zentrale und medienneutrale Nutzung unabdingbar ist.

Wie funktioniert eine ISCM Lösung?

Dieses strategische, softwaregestützte Unternehmensmanagement beschäftigt sich mit einer optimalen Ausgestaltung von Informationslieferketten, die innerhalb eines Unternehmens sowie über die Unternehmensgrenzen hinweg benötigt werden. Als Basis für ein funktionierendes ISCM ist ein ineinandergreifender Informationsfluss anzusehen, der eine Informationsversorgung optimal eingegliedert hat. Dadurch wird eine Bereitstellung der richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt in dem richtigen Format für den richtigen Benutzer erst gewährleistet.

Bei der Arbeit mit einem ISCM ist es wichtig, dass die gewünschten Informationen verfügbar sind und dass die Komplexitätsstruktur allen beteiligten Wertschöpfungsakteuren bekannt ist. Aus der vorhandenen Masse an Daten müssen die wichtigen Informationen selektiert werden und zu aussagekräftigen Informationen verarbeitet bzw. angereichert werden. Letztlich ist die zielgerichtete Datenübermittlung erfolgsentscheidend.

Das Vorgehen bei der Arbeit mit ISCM

Wenn Sie innerhalb eines ISCM eine neue Information mit Ihren Zielgruppen teilen möchten, können Sie sich den Prozess in etwa in sieben Schritten vorstellen.

1. Sie haben eine Idee zu einem neuen Produkt
2. Sie beginnen mit dem Sammeln vers. Informationen, die das Produkt, seine Anwendung bzw. der Grund für den Gebrauch näher beschreiben
3. Dann planen Sie zunächst das Projekt, den Markt sowie die Kommunikationsmittel
4. Nachdem der Background detailliert analysiert wurde, können Sie mit der Produktion der Inhalte beginnen, die letztlich innerhalb des Systems freigegeben werden können
5. Stoßen Sie eine Erstellung von Kommunikationsmitteln im System an
6. Zum Schluss können Sie, je nach Integration des ISCM, Ihre Informationen ausleiten (manuell, halb- oder vollautomatisch)
7. Die unterschiedlichen Kanäle veröffentlichen Ihre ausgearbeitete Idee aus Step eins.

Damit diese sieben Schritte bis zum Ende hin durchlaufen können, ist ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen den regulierenden Prozessen, der Usability der eingesetzten Systeme und den damit arbeitenden Menschen von Nöten.

ISCM ist Chefsache - Strategische Anforderungen eines ISCM

Bevor allerdings Prozesse zwischen System und den agierenden Menschen optimiert werden können, ist es unabdingbar, dass die Geschäftsführung jedes Unternehmens die Notwendigkeit von Changemanagement anerkennt. Die Komplexität einer ISCM-Lösung, zu der zum Beispiel auch die Integration von PIM/MAM gehört, sollten nicht unterschätzt werden. Eine noch viel größere Herausforderung stellt allerdings die Definition der Soll-Prozesse dar, die der Hard- und Software Anforderungen übergeordnet sind. Daher sollte ISCM immer in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierer  umgesetzt werden.

Ganz wichtig: ISCM-Projekte sind organisatorische Projekte, deren Integration eine Reihe Veränderungen mitbringen. Diese Veränderungen brauchen Zeit bis sie durch die Nutzer gelebt werden.

Operative Anforderungen eines ISCM

Auch einige operative Anforderungen müssen bei der Integration von ISCM berücksichtigt werden. Zum einen müssen technische und fachliche Anforderungen klar formuliert werden, damit diese letztlich auch zielführend umgesetzt werden können. Das Prüfen von Browser- und Betriebssystemkompatibilitäten gehören an dieser Stelle zu nennen sowie Überlegungen zu geforderten Datenmodellen. Darüber hinaus müssen konkrete Ansprechpartner definiert werden, die besonders für die Integration eine wichtige Rolle spielen und die später als Art „Experte“ im Unternehmen fungieren können. Genau diese Ansprechpartner müssen für die regelmäßige Projektarbeit freigestellt werden.

Was ist darüber hinaus bei Einführung eines ISCM zu beachten?

Sie als Unternehmen sollten beachten, dass Sie sämtliche Informations- und Kommunikationstechnologien synchronisieren. Nur so können Ihre Kunden, Ihre Mitarbeiter und ihre Partner in  die Veränderungen im Kommunikationsfluss Ihres Unternehmens eingebunden werden.

Grundsätzlich sind alle ISCM-Lösungen auf individuelle Anforderungen anpassbar. Die Komplexität dieser Systeme unterliegt dabei der Abstimmung unterhalb der integrierten Systeme, da jedes Unternehmen im Normalfall bereits einige Insellösungen für Datenhaltung und bestimmte Prozesse verwendet. Der Regel nach beginnt die Ausgestaltung einer kompletten ISCM-Struktur bei null - also mit der Analyse der Ist-Situation unter Einbezug der bestehenden Strukturen. Es wird darauf geachtet, dass Optimierungspotenziale herausgearbeitet werden und die bereits bestehenden Systeme auf die Neu-Implementierung abgestimmt werden.

Warum kann mir ISCM Umsatz generieren?

Da unsere Unternehmenswelt zunehmend globaler wird und mit heterogenen Strukturen die digitalen Märkte erreicht werden müssen, bleiben wir nur konkurrenzfähig,  so lange wir die Informationsbedürfnisse unserer Kunden erfüllen können.

Durch zentrale, zielorientierte und prozessabhängige Ablagen, Bearbeitungen und Ausleitungen von Informationen können vor allem Kosten-, Zeit-, Qualitäts- und Flexibilitätsvorteile realisiert werden.

Nach der Erst-Einführung von ISCM verkürzt sich die Produktion von Kommunikationsmitteln für ein neues Produkt erheblich. Dadurch sind Sie in der Lage, Produkte schneller zu relaunchen – ein klarer Wettbewerbsvorteil!

Die Vorteile von ISCM für Ihr Unternehmen

1. Sie verteilen Informationen schneller (durch Automatisierung vers. Schnittstellen), das hat zur Folge, dass:

  • Sie weniger Produktionszeit für Kommunikationsmaterial benötigen
  • Sie Fehler bei der Datenpflege reduzieren können
  • Prüfungszyklen minimiert werden
  • Sie eine effektivere Verwaltung von Versionen und Sprachen gewährleisten können
  • Verantwortlichkeiten klar definiert sind

2. Ihre Informationsbeschaffung und –Verteilung wird konsistenter, weil:

  • Eine Information nur genau einmal zentral abgelegt ist und für Digital- und Printkommunikation gleichzeitig genutzt wird
  • Daten granular abgelegt sind und Sie damit flexibel für Ausgaben und Filterungen genutzt werden können
  • Rechtliche und regulatorischen Richtlinien bei der Ablage und Freigabe eingehalten und überwacht werden

3. Ihre internen Prozesse werden produktiver,  da ISCM-Lösungen ermöglichen, dass

  • Sie die Anzahl Ihrer Werbematerialien steigern können
  • Sie mehr Zeit für Design und Kreativität nutzen können
  • Die Anzahl an Ausgabekanäle und Zielgruppen steigen kann

Alles in allem können Sie durch die Integration eines ISCM Ihren Produktabsatz erhöhen und so höhere Umsätze erzielen.

Bildquelle: © everythingpossible / Fotolia.com